Untuk menyimpan, mengambil, dan berbagi informasi secara efisien di lingkungan yang semakin digital ini, dokumen kertas kini perlu diubah menjadi format digital. Perangkat lunak pemindaian membantu masalah tersebut diselesaikan dengan mudah dan efektif dengan teknologi pengenalan karakter optik (OCR) yang memungkinkan dokumen yang dipindai, tidak hanya dapat diedit tetapi juga dapat dicari. Panduan terperinci ini akan membawa Anda melalui proses keberhasilan mengubah dokumen Anda menjadi salinan digital dengan OCR.
Langkah-Langkah Menggunakan OCR untuk Mendigitalkan Dokumen Anda
Langkah 1: Pilih Alat OCR
Dengan begitu banyak alat OCR yang dapat dipilih, penting bagi Anda untuk memilih konverter gambar ke teks yang tepat berdasarkan spesifikasi Anda. Pertimbangkan aspek-aspek seperti akurasi, dukungan bahasa, kompatibilitas format file, dan kemudahan penggunaan. Beberapa program OCR yang terkenal adalah OnlineOCR.net, Adobe Acrobat Pro DC, Tesseract OCR dan onlineOCD.net Pilih jawaban yang sesuai dengan keinginan dan karakteristik Anda.
Langkah 2: Pindai Dokumen Anda
Setelah Anda mengidentifikasi aplikasi OCR, langkah selanjutnya adalah memindai dokumen kertas Anda ke dalam format digital. Gunakan pemindai atau aplikasi untuk mengambil foto kertas Anda menggunakan kamera di Ponsel Cerdas dan tablet. Untuk meningkatkan keakuratan OCR, pastikan keterbacaan dan penghapusan noda atau distorsi apa pun pada teks.
Langkah 3: Impor Gambar ke Alat OCR
Setelah memindai dokumen, impor foto ke program OCR pilihan Anda. Sebagian besar solusi OCR memungkinkan Anda mengimpor gambar dari layanan penyimpanan cloud terkemuka seperti Google Drive atau Dropbox dengan mengunduh format gambar jpeg, jpg, dan lainnya di perangkat Anda. Dengan menggunakan petunjuk di layar, unggah foto-foto tersebut dan siapkan untuk pemrosesan OCR.
Langkah 4: Ubah Pengaturan (jika diperlukan)
Anda mungkin dapat mengubah mode pengenalan teks, format keluaran, opsi bahasa, dan parameter lainnya bergantung pada alat OCR apa pun yang Anda gunakan. Tinjau dan sesuaikan opsi ini berdasarkan spesifikasi bahasa dan format karya Anda. Hal ini akan berkontribusi pada peningkatan akurasi hasil OCR.
Langkah 5: Proses Gambar OCR
Setelah mengimpor foto Anda dan melakukan penyesuaian yang diperlukan, mulailah prosedur OCR. Lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan prosedur ini akan bergantung pada seberapa besar dan rumit dokumen Anda. Ini bisa memakan waktu beberapa menit. Harap bersabar karena setiap gambar dianalisis dan teks diekstraksi oleh program OCR.
Langkah 6: Tinjau dan Edit Hasil OCR
Periksa teks yang diambil untuk memastikannya akurat dan komprehensif ketika pemrosesan OCR selesai. Meskipun teknologi OCR sangat canggih, terkadang teknologi ini dapat salah membaca beberapa huruf atau tata letak, terutama pada dokumen yang ditulis tangan atau dipindai dengan buruk. Lakukan pengeditan atau perubahan apa pun yang diperlukan menggunakan alat pengeditan yang disediakan alat OCR Anda.
Langkah 7: Ekspor atau Simpan File Digital
Setelah Anda puas dengan hasil OCR, simpan dokumen digital dalam format pilihan Anda. Sebagian besar perangkat lunak OCR memungkinkan Anda menyimpan dokumen sebagai PDF yang dapat dicari atau file teks yang dapat diedit. Berdasarkan metode penyimpanan pilihan Anda dan rencana penggunaan, pilih format yang tepat.
Langkah 8: Atur dan Tangani File Digital Anda
Terakhir, gunakan penyimpanan file atau sistem manajemen dokumen pilihan Anda untuk mengatur dan mengawasi kertas digital Anda. Untuk mengatur dokumen Anda berdasarkan tanggal, topik, atau faktor terkait lainnya, buatlah folder dan label. Bila diperlukan, ini akan mempermudah pencarian dan pengambilan kertas tertentu.
Baca juga: 8 Pemindai Kwitansi Teratas untuk Bisnis Kecil Anda
Manfaat Mendigitalkan Dokumen Anda dengan OCR
Dalam hal digitalisasi dokumen, teknologi pengenalan karakter optik menawarkan banyak keuntungan. Berikut adalah beberapa manfaat utama:
- Aksesibilitas yang Ditingkatkan: OCR membuat teks tulisan tangan atau cetakan dapat dibaca secara digital, memungkinkan penyandang disabilitas atau gangguan penglihatan untuk mengakses dokumen. Teks yang diekstraksi OCR dapat diubah menjadi Braille atau dibacakan oleh pembaca layar, sehingga memberikan akses yang sama kepada semua pengguna terhadap informasi.
- Kemampuan Pencarian Lebih Baik: OCR mempermudah pencarian informasi spesifik dalam data dalam jumlah besar dengan mengubah dokumen menjadi teks yang dapat dicari. Jika dibandingkan dengan memindai secara manual melalui salinan fisik, pengguna dapat menghemat waktu dan tenaga dengan melakukan pencarian kata kunci di seluruh dokumen digital.
- Manajemen Dokumen yang Disederhanakan: Dokumen digital mudah dikelola, mudah disimpan, dan pengorganisasian dilakukan melalui kertas lebih sulit. OCR memfasilitasi metode manajemen dokumen yang lebih baik karena penyimpanan dokumen tidak diperlukan dan kemungkinan file hilang atau rusak lebih kecil.
- Peningkatan Produktivitas: OCR memungkinkan transkripsi manual dihilangkan karena mengotomatiskan entri data dengan ekstraksi file teks dari dokumen yang dipindai. Akibatnya, perusahaan mampu mengalokasikan lebih banyak waktu dan sumber daya lain untuk perdagangan yang menghasilkan keuntungan lebih tinggi; ini membentuk peningkatan produktivitas total.
- Kepatuhan dan Keamanan: Makalah digital dapat disimpan dengan aman di repositori digital, dilindungi kata sandi dan dienkripsi sehingga meningkatkan keamanan dan ini juga mengikuti persyaratan undang-undang privasi. Integritas dan aspek privasi data pribadi dapat dilindungi dengan menetapkan aspek-aspeknya yang akan mencegah orang yang tidak berwenang mengakses atau mengubah informasi tersebut.
- Aksesibilitas Jarak Jauh: Platform internet memungkinkan pengguna untuk mengakses, mengedit, dan berbagi dokumen digital dari mana saja dengan koneksi internet karena platform tersebut juga memungkinkan individu dan bisnis menyimpan file mereka secara online atau di cloud. Hal ini membantu meletakkan dasar bagi pekerjaan jarak jauh yang pada gilirannya meningkatkan kemampuan tim bahkan ketika mereka dipisahkan oleh jarak.
Kata-kata Terakhir
Di era digitalisasi, teknologi OCR menawarkan cara yang efisien dan sederhana untuk memindai dokumen Anda secara digital dan mengekstrak informasi. Dengan mengikuti langkah-langkah yang disediakan, Anda dapat dengan mudah mengubah dokumen fisik menjadi teks yang dapat diedit dan diindeks dalam artikel ini yang akan meningkatkan visibilitas, kemudahan pengelolaan, dan kemudahan berbagi. Anda juga dapat mulai menerapkan keterampilan dalam OCR yang akan meningkatkan produktivitas Anda dan mempercepat alur kerja dokumen, baik kita berbicara tentang pekerja industri profesional atau sekadar mempelajari individu.